Producent oprogramowania: Stellent Inc.

Moduły systemu IBPM: Stellent Image/Document Management, Stellent Business Process Management, Stellent Records Management

Produkty, z jakimi może współpracować oprogramowanie Stellent IBPM: FormAnalyzer

Stellent IBPM (Imaging and Business Process Management) produkcji amerykańskiej firmy Stellent to system informatyczny służący do zarządzania elektronicznym archiwum dokumentów, zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów oraz zarządzaniem aktami zgodnie z wymaganiami prawnymi. IBPM to rozwiązanie zaprojektowane dla średnich i dużych organizacji.

Na Stellent IBPM składają się trzy podsystemy:

• Stellent Image/Document Management – archiwum dokumentów;

• Stellent Business Process Management – obieg spraw;

• Stellent Records Management – zarządzanie aktami zgodne z wymaganiami prawnymi.

Każdy z wymienionych wyżej podsystemów może pracować niezależnie od pozostałych i być integrowany z systemami firm trzecich.

System IBPM jest wykonany w architekturze trójwarstwowej, tzn. pomiędzy aplikacją końcowego użytkownika, a właściwymi danymi pracują moduły pośredniczące, z których każdy wykonuje swoje wyspecjalizowane funkcje. Konstrukcja modułów pośrednich (nazywanych serwisami) jest tak pomyślana, aby możliwe było jednoczesne funkcjonowanie wielu takich samych serwisów w ramach jednego systemu. Pozwala to na elastyczne rozwiązywanie problemów skali (wielkość danych i liczba użytkowników), bezawaryjności działania, dopasowywania implementacji systemu do struktur i potrzeb organizacji (rozproszenie terytorialne systemu), rozbudowy systemu o kolejne elementy w miarę wzrastających potrzeb.

Poniższy rysunek zawiera schematyczne przedstawienie architektury systemu.

Rysunek 1. Trójwarstwowa architektura systemu IBPM

Szczególne ważne w systemie są dwa serwisy zamieszczone na powyższym schemacie – Request Broker oraz Information Broker. Ten pierwszy stanowi interfejs systemu dla aplikacji klienckich – przyjmuje on żądania wykonania operacji, zleca ich wykonanie odpowiednim serwisom systemu, a po otrzymaniu rezultatów – zwraca je aplikacji klienckiej. Drugi z wymienionych serwisów – Information Broker – odpowiedzialny jest za efektywne wykonywanie zapytań do bazy (baz) danych.

Dla końcowego użytkownika system zapewnia przyjazne środowisko graficzne i podstawowe funkcje operowania na dokumentach takie jak: wyszukiwanie, prezentacja dokumentu, dokonywanie adnotacji, integracja z pakietami oprogramowania biurowego.

System Stellent IBPM instalowany może być na systemach Microsoft Windows (zarówno serwery, jak i oprogramowanie klienta). Dostępny jest również interfejs Web współpracujący z przeglądarką Microsoft Internet Explorer. System współpracuje z bazami danych Microsoft SQL Server oraz Oracle.

Stellent Image/Document Management

Stellent Image/Document Management pełni rolę repozytorium (archiwum) dokumentów. Umożliwia archiwizację, wyszukiwanie oraz prezentację dokumentów i informacji. Źródłem dokumentów mogą być: papier, fax, e-mail, pliki powstałe w dowolnym z systemów elektronicznych (Word, Excel, PDF, itd.), informacje przekazywane w formatach służących do komunikacji pomiędzy systemami elektronicznymi takie jak HTML/XML, czy też powstające w aplikacjach klasy ERP i CRM (Enterprice Resource Planing, Customer Relationship Management). Źródłem mogą być również raporty generowane przez systemy informatyczne (technologia COLD).

Dokumenty grupowane są w logiczne archiwa opisywane zbiorami indeksów. Możliwe jest tworzenie dowolnej hierarchii grup dokumentów (dokument, sprawa, teczka, itp.). System realizuje automatyczne zarządzanie hierarchią nośników pamięci masowych (dyski magnetyczne, macierze dyskowe, biblioteki dysków magneto-optycznych i optycznych). Dostarczana informacja jest prezentowana końcowemu użytkownikowi - niezależnie od źródła jej pochodzenia - w jednolitym formacie i z wykorzystaniem spójnego interfejsu.

Stellent Image/Document Management może pełnić rolę repozytorium dokumentów dla podsystemu zarządzania procesami biznesowymi Stellent Business Process Management, lub podobnych systemów firm trzecich.

Stellent Business Process Management

Stellent Business Process Management automatyzuje i usprawnia procesy biznesowe (workflow), umożliwiając przedsiębiorstwom przenoszenie informacji i zadań pomiędzy uczestnikami tych procesów tak wewnątrz, jak i na zewnątrz przedsiębiorstw (wśród partnerów handlowych). Wychodząc poza tradycyjnie pojmowane granice korporacji lub przedsiębiorstwa, Stellent Business Process Management pozwala wszystkim uczestnikom procesu, w zależności od pełnionych przez nich funkcji, inicjować nowe zadania, śledzić status ich wykonania, dodawać i modyfikować opisujące je informacje. Zadania są automatycznie przenoszone przez system, zgodnie z zapisaną procedurą i zasadami wykonania, od jednego uczestnika do następnych w celu ich realizacji.
Definiowanie procesu odbywa się poprzez intuicyjny interfejs graficzny (patrz rysunek 2). System monitoruje na bieżąco przebieg procesów i analizuje ich przepustowość.

Rysunek 2. Przykładowa definicja procesu biznesowego.

Stellent Fixed Record Management

Podsystem Stellent Fixed Record Management został zaprojektowany z myślą o wspomaganiu procesu identyfikacji, klasyfikacji, śledzenia i zarządzania wszystkimi formami informacji – od momentu jej powstania do końca jej czasu życia. Niezależnie od tego, czy informacja jest w postaci formularza elektronicznego, w formie dokumentu papierowego czy listu elektronicznego z załącznikami, technologia Stellent pozwala na zarządzanie wszystkimi aktywami treści organizacji. Użytkownicy mogą ustalić czas utrzymania plików, teczek i dokumentów; przechowywać je przez wymagany prawem okres czasu zapewniając jednocześnie szybki dostęp do tych dokumentów.

Podsystem ten posiada certyfikat 5015.2 Departamentu Obrony USA.

Skalowalność i bezawaryjność systemu

Możliwość przyszłej rozbudowy systemu oraz zapewnienie jego bezawaryjnej pracy należy do głównych cech stanowiących o jego atrakcyjności. Modułowa architektura systemu Stellent IBPM ma decydujący wpływ na oba zagadnienia.

Radykalne zwiększenie liczby stanowisk dostępu do archiwum, tworzenie nowych archiwów czy też włączanie w system elektronicznego obiegu dokumentów kolejnych działów przedsiębiorstwa może doprowadzić do sytuacji, w której eksploatowany do tej pory system okaże się mało wydajny. W przypadku Stellent IBPM, konieczna w takich wypadkach przebudowa systemu, sprowadza się w większości przypadków do uruchomienia dodatkowych serwisów. Serwery Stellent IBPM decydujące o wydajności instalacji mogą być zwielokrotniane do liczby 36-ciu w ramach pojedynczej domeny. Wbudowanie nowego serwera w topologię domeny odbywa się automatycznie i nie wymaga przebudowy czy też rekonfiguracji dotychczas eksploatowanych modułów.

W podobny sposób, opierając się na modularnej budowie systemu rozwiązano problem związany z awaryjnością systemów informatycznych. Praca serwisów Stellent IBPM jest na bieżąco monitorowana przez Request Broker’a, który w przypadku wykrycia awarii któregoś z modułów potrafi automatycznie usunąć go z domeny, a kierowane do niego żądania przekazać do działającego serwisu.

Opisany powyżej mechanizm może być wspomagany poprzez fizyczne powielanie krytycznych zasobów systemu. Utrzymanie spójności pomiędzy kopiami zasobów odbywa się on-line z wykorzystaniem współpracującego ze Stellent IBPM oprogramowania Double Take. Również w tym przypadku uszkodzenie wykrywane jest automatycznie, po czym funkcje uszkodzonego komputera przejmuje jego dubler.

Oprócz opisanych powyżej, system implementuje również bardziej tradycyjne metody zabezpieczania się przed utratą danych jak obsługa wykonywania zapasowych kopii nośników danych. Moduł Automatem Backup pozwala na przyrostowe wykonywanie kopii bezpieczeństwa dysków magneto-optycznych, zarówno wielokrotnego zapisu jak i WORM.